ORGANIZAREA A 8 SESIUNI DE INFORMARE, PERIOADA 4IUNIE- 3IULIE 2019, MINISTERUL DEZVOLTARII REGIONALE SI ADMINISTRATIEI PUBLICE
În perioada 4 iunie- 3 iulie 2019, Avangarde Events a asigurat organizarea a 8 sesiuni de informare a reprezentantilor administratiei publice locale cu privire la masurile incluse in Planul National de Actiune 2016-2018 al Parteneriatului pentru o Guvernare Deschisa, in cadrul proiectului „Consolidarea sistemelor de integritate – cea mai bună strategie de prevenire a corupției în administrația publică” – cod SIPOCA 61, alaturi de Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice.
Au fost organizate 8 sesiuni de informare in urmatoarele orase: Bucuresti, Iasi, Pitesti, Craiova, Constanta, Timisoara, Cluj-Napoca, Sibiu. Sesiunile de informare s-au desfasurat conform urmatorului calendar:
- Sesiunea 1: Bucuresti – 4 iunie
- Sesiunea 2: Constanta – 6 iunie
- Sesiunea 3: Sibiu – 11 iunie
- Sesiunea 4: Cluj – Napoca – 12 iunie
- Sesiunea 5: Iasi- 18 iunie
- Sesiunea 6 – Pitesti- 25 iunie
- Sesiunea 7- Craiova- 26 iunie
- Sesiunea 8- Timisoara – 3 iulie
Pentru toate cele 8 sesiuni de informare, pe parcursul celor 8 zile, Avangarde Events a asigurat sala de conferința cu toate dotarile incluse.La intrarea in sala, a fost organizat un spațiu pentru recepție, pentru înregistrarea participanților si distribuirea materialelor informative. Pentru sesiunile de informare s-au asigurat ecusoane verticale cu numele participanților, suporți din plastic (călăreți) pentru persoanele de la prezidiu. Materialele informative (gentile personalizate cu elemente de identitate vizuala) au fost preluate de către prestator si transportate la fiecare sesiune de informare. De asemenea, au fost preluate mapele de la autoritatea contractanta si pregătite conform instrucțiunilor primite.
Pentru toate cele 8 sesiuni de informare, desfășurate pe parcursul unei zile, Avangarde Events a asigurat cate 520 pauze de cafea, 260 dejunuri de lucru pentru participanți, meniul servit fiind ales de către MDRAP din meniurile propuse de către prestator. Cina a fost asigurata doar pentru 77 persoane care au beneficiat si de cazare Prestatorul a asigurat transportul personalului responsabil cu derularea acestor evenimente.
Alte atribuții realizate de prestator au fost: întocmirea listelor de prezenta, conform detaliilor primite de la autoritatea contractanta, transmiterea invitațiilor, comunicare cu participanții pentru obtinerea confirmarilor, gestionarea confirmarilor etc, asigurarea parcării gratuite pentru participanți, multiplicarea materialelor informative si realizarea mapelor, capsate corespunzător pe fiecare tema, asamblarea mapelor si distribuirea acestora, marcarea sălilor pentru localizarea cu ușurința a acestora de către participanți, pentru fiecare sesiune de informare s-au realizat fotografii pe parcursul sesiunilor de informare, centralizarea deconturilor si realizarea formalităților de decont, asigurarea transportului materialelor promoționale etc.
Din partea Avangarde Events a fost desemnata o echipa de implementare care a menținut legătura cu reprezentantii MDRAP, a răspuns în mod operativ tuturor solicitărilor din partea acesteia si a fost prezenta la locatia de desfasurare a sesiunilor de informare.